Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, ist jedoch mit einer strukturierten Herangehensweise gut machbar. Hier sind die grundlegenden Schritte und wichtigen Punkte, die Sie beachten sollten:
1. Grundlegendes Wissen über Nebenkosten
Nebenkosten sind die Kosten, die zusätzlich zur Miete entstehen. Dazu zählen in der Regel:
- Heizkosten
- Wasser- und Abwasserkosten
- Hausmeisterkosten
- Müllabfuhr
- Hausreinigung
- Gemeinschaftsstrom
- Versicherungen (z.B. Haftpflicht, Gebäudeversicherung)
- Wartungskosten für Aufzüge oder technische Anlagen
Wichtig: Die Nebenkosten müssen im Mietvertrag klar aufgeführt sein.
2. Erfassung der Gesamtkosten
Sammeln Sie alle Rechnungen und Belege für die Nebenkosten des Abrechnungszeitraums. Gehen Sie wie folgt vor:
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Rechnungen sortieren: Stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen für den relevanten Zeitraum (in der Regel ein Jahr) vorhanden sind.
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Beträge addieren: Addieren Sie die einzelnen Posten, um die Gesamtkosten zu ermitteln.
3. Verbraucher ermitteln
Falls einige Nebenkosten wie Heizkosten oder Wasserverbrauch verbrauchsabhängig sind, müssen die entsprechenden Werte ermittelt werden:
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Ablesewerte: Notieren Sie die Ablesewerte von Heizkörpern, Wasserzählern etc.
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Berechnung: Berechnen Sie den Verbrauch pro Wohneinheit. Oft wird auch hier ein Verteilungsschlüssel angewendet, der im Mietvertrag festgelegt ist.
4. Erstellung der Abrechnung
Jetzt können Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen. Beachten Sie folgende Struktur:
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Überschrift: "Nebenkostenabrechnung für [Abrechnungszeitraum]"
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Angaben zum Mieter: Name und Adresse des Mieters.
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Angaben zum Vermieter: Name und Adresse des Vermieters.
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Aufstellung der Kosten: Führen Sie alle angefallenen Kosten auf, unterteilt nach Kategorien (z.B. Heizkosten, Wasserkosten usw.).
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Verbrauch und Abrechnung: Geben Sie die Verbrauchswerte an und erläutern Sie, wie sich die Kosten zusammensetzen.
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Gesamtbetrag: Fügen Sie die Gesamtsumme der Nebenkosten hinzu und ziehen Sie ggf. bereits geleistete Vorauszahlungen ab.
5. Rechtskonforme Abrechnung
Stellen Sie sicher, dass die Nebenkostenabrechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Zu beachten sind:
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Eine Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt werden.
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Die Nebenkostenabrechnung sollte klar und verständlich formuliert sein, damit der Mieter die Kosten nachvollziehen kann.
6. Versand der Abrechnung
Senden Sie die Nebenkostenabrechnung an den Mieter. Dies kann per Post oder, wenn im Mietvertrag vereinbart, auch elektronisch geschehen.
Fazit
Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung erfordert Sorgfalt und Genauigkeit. Ein gut strukturierter Ansatz hilft dabei, die Nebenkosten transparent darzustellen. Vergessen Sie nicht, alle relevanten Dokumente und Nachweise aufzubewahren, um etwaige Rückfragen des Mieters adäquat beantworten zu können.
Falls Sie unsicher sind, könnte es auch sinnvoll sein, sich juristischen Rat oder die Unterstützung eines Steuerberaters zu holen.
